UBL Import

voor Winfakt
Home Features

Alle Features

Ontdek de volledige functionaliteit van de UBL Import tool voor Winfakt.

Uploaden

Drag & Drop

Sleep XML of UBL bestanden direct naar de browser. De dropzone geeft visuele feedback wanneer je bestanden sleept.

  • Intuitive drag & drop interface
  • Visuele feedback bij draggen
  • Grote klikbare zone

Batch Upload

Upload meerdere UBL bestanden tegelijk. Perfect voor het verwerken van grote hoeveelheden facturen in één keer.

  • Meerdere bestanden selecteren
  • Ondersteunt .xml en .ubl extensies
  • Automatische bestandsvalidatie

Preview & Selectie

Factuurkaarten

Elke factuur wordt weergegeven als een overzichtelijke kaart met alle belangrijke informatie in één oogopslag.

  • Klantnaam en BTW-nummer
  • Factuurnummer en datum
  • Totaalbedrag incl. BTW

Selectiebeheer

Selecteer individuele facturen of gebruik "Selecteer alles" voor bulk selectie. Duplicaten worden automatisch uitgesloten.

  • Individuele selectie via checkbox
  • Selecteer/deselecteer alles
  • Real-time totaaloverzicht

Technische Details

Bekijk de ruwe data van elke factuur voor debugging en verificatie doeleinden.

  • Uitklapbaar details paneel
  • Parsed JSON weergave
  • Hulp bij probleemoplossing

Validatie & Controle

Duplicaatdetectie

Automatische detectie van dubbele factuurnummers binnen dezelfde batch. Duplicaten worden gemarkeerd en kunnen niet geselecteerd worden.

Duplicaat gedetecteerd

Factuurnummer komt meerdere keren voor

BTW-validatie

Controle en normalisatie van BTW-nummers. Belgische BTW-nummers worden automatisch gecorrigeerd naar het juiste formaat.

BEB0446140018 BE0446140018

Dubbele landcodes en ongeldige prefixen worden automatisch gecorrigeerd

Foutafhandeling

Duidelijke foutmeldingen bij ongeldige of onvolledige UBL bestanden. Problematische facturen worden gemarkeerd met een rood label.

Fout

Verplicht veld ontbreekt in UBL

Probleemindicator

Een waarschuwingsbanner bovenaan het preview scherm toont hoeveel facturen problemen hebben.

Mogelijke Problemen Gedetecteerd

2 facturen hebben waarschuwingen (duplicaten of ontbrekende gegevens)

Klantbeheer

Automatische Klantherkenning

Bij het importeren wordt gezocht naar een bestaande klant in Winfakt via een slim 4-stappen algoritme.

1
Zoek op BTW-nummer
2
Zoek op naam (bedrijf of particulier)
3
Zoek op adres (straat + stad)
4
Maak nieuwe klant aan

Nieuwe Klanten Aanmaken

Als een klant niet gevonden wordt, wordt automatisch een nieuwe klant aangemaakt met de gegevens uit de UBL factuur.

  • Bedrijfsnaam en BTW-nummer
  • Adresgegevens (straat, postcode, stad)
  • Landcode

Hoe werkt het intern?

Deze sectie beschrijft de interne werking van de import tool. Handig om te weten wanneer klanten vragen hebben over hoe bepaalde situaties worden afgehandeld.

Klant Opzoeken - Het Complete Algoritme

Wanneer een UBL factuur wordt geïmporteerd, zoekt het systeem stap voor stap naar een bestaande klant. Zodra een match gevonden wordt, stopt de zoektocht.

STAP 1
Zoeken op BTW-nummer

Als het UBL bestand een BTW-nummer bevat, wordt eerst gezocht via het BTW-nummer.

Technische details:

  • • BTW-nummers worden genormaliseerd (bijv. BE0123456789 → BE0123.456.789)
  • • Zoekt via het dedicated /clients/by-vat/ endpoint in Winfakt
  • • Probeert eerst MET punten, dan ZONDER punten als fallback
  • • Corrigeert veelvoorkomende fouten zoals dubbele landcodes (BEB0... → BE0...)
STAP 2
Zoeken op Naam

Als geen BTW-nummer aanwezig is of geen match gevonden werd, zoekt het systeem op naam.

Dit werkt voor zowel bedrijven als particulieren:

  • • Bedrijven: Match op CompanyName (bedrijfsnaam)
  • • Particulieren: Match op FirstName + LastName (voornaam + achternaam)
  • • Probeert ook omgekeerde volgorde: LastName + FirstName
  • • Vergelijking is case-insensitive (hoofdletters negeren)

Voorbeeld: Als de UBL "Jan Janssen" bevat, wordt gezocht naar klanten met CompanyName="Jan Janssen" OF FirstName="Jan" + LastName="Janssen" OF FirstName="Janssen" + LastName="Jan".

STAP 3
Zoeken op Adres

Als laatste poging wordt gezocht op adresgegevens.

Technische details:

  • • Combineert straat + stad voor de match
  • • Vergelijking is case-insensitive en zonder extra spaties
  • • Vindt klanten zelfs als naam of BTW niet exact matcht
STAP 4
Nieuwe Klant Aanmaken

Als geen bestaande klant gevonden wordt, maakt het systeem automatisch een nieuwe klant aan.

De nieuwe klant bevat:

  • • Bedrijfsnaam uit de UBL
  • • BTW-nummer (genormaliseerd met punten)
  • • Volledig adres (straat, postcode, stad, land)
  • • Wordt automatisch als "Actief" gemarkeerd

Factuurnummer Afhandeling

De gebruiker kan kiezen hoe het factuurnummer wordt toegekend. Dit gedrag is afhankelijk van de instelling.

Instelling: "UBL Nummer"

Het originele factuurnummer uit de UBL wordt gebruikt.

Wat gebeurt er bij een duplicaat?

Als het factuurnummer al bestaat in Winfakt, wordt de import overgeslagen.

Foutmelding: "Factuurnummer bestaat reeds"

Instelling: "Nieuw Nummer"

Winfakt genereert automatisch een nieuw factuurnummer.

Duplicaat probleem?

Geen probleem! Winfakt genereert altijd een uniek nieuw nummer.

Het originele UBL nummer wordt opgeslagen in het "Referentie" veld.

BTW-nummer Normalisatie

BTW-nummers uit UBL bestanden kunnen in verschillende formaten voorkomen. Het systeem normaliseert deze automatisch.

Input uit UBL → Genormaliseerd Opmerking
BE0123456789 → BE0123.456.789 Punten toegevoegd
BEB0446140018 → BE0446.140.018 Dubbele landcode gecorrigeerd
0123456789 → BE0123.456.789 BE prefix toegevoegd
BE 0123 456 789 → BE0123.456.789 Spaties vervangen door punten

Veelgestelde Situaties (Edge Cases)

?

Wat als een klant geen BTW-nummer heeft?

Het systeem zoekt dan op naam (bedrijfsnaam OF voornaam+achternaam) en vervolgens op adres. Particulieren zonder BTW-nummer worden dus ook correct herkend.

?

Wat als dezelfde factuur twee keer wordt geüpload?

Bij instelling "UBL Nummer": de tweede import wordt overgeslagen met melding "Factuurnummer bestaat reeds". Bij "Nieuw Nummer": er wordt een nieuwe factuur aangemaakt met een nieuw nummer (duplicaat mogelijk!).

?

Waarom wordt de klantnaam niet getoond in de factuurlijst?

De factuur moet correct gekoppeld zijn aan een klant-adres (InvoiceAddressID). Dit gebeurt automatisch bij de import. Als de naam niet toont, is er mogelijk een fout opgetreden tijdens het aanmaken van de klant.

?

Welk boekjaar wordt gebruikt?

Het boekjaar wordt automatisch bepaald op basis van de factuurdatum in de UBL. Een factuur van 15-03-2024 komt in boekjaar 2024.

Productbeheer

Automatisch Producten Aanmaken

Wanneer een factuurlijn een SKU (artikelcode) bevat die nog niet bestaat in Winfakt, wordt automatisch een nieuw product aangemaakt.

SKU/Artikelcode

Wordt overgenomen als Sku veld

Omschrijving

Wordt gebruikt als productnaam

BTW-tarief

Gekoppeld aan juiste BTW-ID

Verwerking

Voortgangsscherm

Tijdens het importeren zie je een real-time voortgangsindicator met de naam van de huidige factuur die verwerkt wordt.

Voortgang 3 van 5

Verwerken: INV-2024-003

Resultaatrapport

Na afloop van de import zie je een gedetailleerd rapport met alle verwerkingsresultaten.

4 Succes
1 Overgeslagen
0 Fouten